Hier erhalten Sie schnelle Hilfe zu möglicherweise aufkommenden Fragen. Sollte Ihre Frage nicht dabei sein, kann diese selbstverständlioch gerne per E-Mail an info@kanzleipost.com gestellt werden.

Sicherheit und Datenschutz

Ist die Verbindung zur Kanzleipost sicher?

Selbstverständlich wird die Verbindung über eine verschlüsselte und zertfizierte Leitung hergestellt. Der Verbindungsaufbau erfolgt über eine HTTPS Leitung mit Hilfe eines SSL Sicherheitszertifikats. Der gleiche Weg der Verschlüsselung wird beim Online-Banking Ihrer Bank eingesetzt.

Sind die Mandantendaten wirklich sicher?

Die gesamten Daten der Kanzleipost werden auf unterschiedlichen Wegen mehrfach redundant gesichert.

Wird die Kanzleipost regelmäßig überwacht?

Die Kanzleipost wird auf mehrfachen Wegen und 24h pro Tag gegen Fremdangriffe überwacht.

Werden die Dokumente auf Viren überprüft?

Jedes hochgeladene Dokument wird live auf Viren überprüft. Sollte es sich bei einem Dokument um eine infizierte Datei handeln, wird der User im selben Moment benachrichtigt und das Dokument wird sicherheitshalber nicht in die Kanzleipost geladen.

Technische Voraussetzungen

Welche technischen Voraussetzungen muss die Kanzlei oder der Mandant erfüllen?

Da es sich bei der Kanzleipost um eine webbasierte Anwendung handelt werden keine speziellen Voraussetzungen an die Hardware gestellt. Der Mandant benötigt lediglich einen Internetzugang und eine gültige E-Mail-Adresse.

Welche Internetanbindung wird für die Kanzlei empfohlen?

Um einen flüssigen Datenupload zu gewährleisten wird eine klassische DSL-Leitung empfohlen.

Lizenz / Kosten

Ist die Kanzleipost auf eine bestimmte Mandantenanzahl begrenzt?

Nein, von Seiten der Kanzlei können beliebig viele Mandanten, Mandantengruppen und Mandantenakten angelegt werden.

Müssen Mandantenakten zusätzlich gezahlt werden?

Nein. Bei Kanzleipost sind alle Mandantenakten in der überaus günstigen Servicegebühr bereits enthalten.

Entstehen neben der Servicegebühr weitere Kosten?

Nein. Es entstehen innerhalb der Kanzlei keine weiteren Kosten.

Entstehen den Mandanten zusätzliche Kosten?

Nein. Für die Mandanten entstehen von Seiten der Kanzleipost keinerlei Kosten.

Wie viele Lizenzen benötige ich innerhalb einer Kanzlei?

Pro Kanzleianschrift wird lediglich eine Lizenz benötigt. Sie können innerhalb der Kanzlei beliebig viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rechten anpassen.

Mandantendaten

Können die Mandantenzugangsdaten selbst gewählt werden?

Ja. Jede Kanzlei hat einen eigenen Bereich im Registrierungssystem und kann so eigene Usernamen für Ihre Mandanten vergeben.

Gibt es beim Mandantenpasswort einen Sicherheitsmechanismus?

Ja. Jedes Passwort eines Mandanten wird live auf dessen Sicherheit hin geprüft. Zudem wird jedes Passwort in der Datenbank nur verschlüsselt hinterlegt.

Was passiert, wenn mein Mandant mehrfach ein falsches Passwort eingibt?

Nach 3-maliger Falscheingabe wird der Account des Mandanten automatisch gesperrt und der Kanzlei auf der Startseite von Kanzleipost angezeigt, dort kann der Mandant auch direkt wieder entsperrt werden.

Können Mandantenstammdaten auch als .csv importiert werden?

Ja. Es kann eine .csv Datei für den Import von Mandantenstammdaten hochgeladen werden. Sofern schon Mandantendaten hinterlegt worden, werden Doubletten abgeglichen und nur die noch nicht vorhandenen Daten nach einer Sicherheitsabfrage hochgeladen.

Können Mandanten der Kanzlei auch Daten zusenden?

Selbstverständlich. Ein Mandant kann innerhalb einer Mandantenakte beliebig viele Dokumente an die Kanzlei senden.

Dokumente

Wie sieht es bei Steuerinformationen mit dem Nachweis der Informationspflicht aus?

Jedes Dokument wird in einem für die Kanzlei zugänglichen Logfile angezeigt. Innerhalb des Logfiles kann nachvollzogen werden, wann welcher Mandant diese Information erhalten hat. Zusätzlich sieht der Kanzlei-User, ob ein Dokument vom Mandanten aufgerufen wurde oder noch nicht.

Kanzleizugang

Können Kanzlei-User mit verschiedenen Zugangsrechten ausgestattet werden?

Ja. Jedem User können Mandanten und Mandantenakten gesondert zugewiesen werden.

Können Kanzlei-User gesperrt werden?

Ja. Jeder Kanzlei-User kann vom Kanzleiadministrator mit einem Klick gesperrt werden.

Updates

Werden Userwünsche berücksichtigt?

Ja klar. Jeder Verbesserungsvorschlag wird geprüft und wenn er als wichtig für die technologische Weiterentwicklung der Kanzleipost eingestuft wird, dann wird dieser auch in der Entwicklung umgesetzt. Eine webbasierte Anwendung wie die Kanzleipost lebt von dem Mitwirken der Benutzer.

Muss für Updates eine gesonderte Gebühr bezahlt werden?

Nein. Die Kanzleipost wird regelmäßig ohne Zusatzkosten für die Kanzlei weiterentwickelt.

Wie erfährt man über Neuerungen innerhalb der Kanzleipost?

Um regelmäßig über Neuerungen zu informieren wird für die Kanzleipost ein eigener Blog geführt, in dem jede Neuerung publiziert wird. Dieser Blog kann zusätzlich über einen RSS-Feed abonniert werden.